Коли мова заходить до продуктивності, ми всі стикаємося з однією і тією ж проблемою – в добі всього 24 години. Тим не менше, складається враження, що у деяких людей часу в два рази більше, адже вони володіють дивовижною здатністю все і завжди встигати. Навіть жонглюючи кількома проектами, вони досягають поставлених цілей без особливих проблем.
Пам’ятайте то приголомшливе відчуття, коли виходиш з офісу після суперпродуктивного дня? При наявності правильного підходу ви зможете робити це кожен день. Вам не потрібно працювати довше або виконувати більше завдань. Головне – ефективно вибудувати свій трудовий процес. Представляємо 10 лайфхаків для підвищення продуктивності, які використовують дійсно успішні люди.
1. Завжди доробляти справу до кінця
Продуктивні люди ніколи не залишають що у підвішеному стані, адже, звертаючись до справи двічі, ми витрачаємо багато зайвого часу. Не відкладайте написання листа або телефонний дзвінок на потім. Якщо звернули увагу, негайно беріться за справу, передайте завдання співробітнику або видаліть її зі списку.
2. Готуватися до завтрашнього дня до виходу з офісу
Люди з високою продуктивністю завершують кожен свій день підготовкою до наступного дня. Такий розпорядок дозволяє досягти двох цілей: зміцнити і узагальнити те, чого ви досягли сьогодні, і гарантує продуктивну завтра. Подібна підготовка займає пару хвилин – відмінне закінчення робочого дня. Як казав Бенджамін Франклін, «кожна хвилина підготовки економить годину роботи».
3. Починати з самого важкого
Починати кожен день з самого важкого – ось відмінне протиотруту від зволікання і затягування. Так що суперпродуктивні люди щоранку насамперед виконують саме неприємне, тфяжке завдання зі списку на день і лише потім все інше. Адже після цього вони вільні займатися справами, які приносять їм задоволення і надихають на подвиги.
4. Боротися з «тиранією терміновості»
Під «тиранією терміновості» ми маємо на увазі тенденцію, коли дрібні справи, які потрібно зробити негайно, встають на шляху дійсно важливих питань. Це створює величезну проблему, адже значущість термінових питань, як правило, нульова. Піддаючись «тиранії терміновості», ви може провести на роботі не один день і навіть не тиждень, так і не приступивши до виконання основних справ. Люди з високою продуктивністю відмінно розуміють, коли навмисна терміновість підриває їх ефективність, тому найчастіше вони прагнуть передати другорядні завдання іншим колегам або підлеглим.
5. Дотримуватися графіка під час зустрічей і нарад
Зустрічі і наради – ось основні вбивці часу ділової людини. Продуктивні люди знають, що, якщо дозволити, нарада може тривати вічно, тому перед початком зустрічі вони інформують усіх присутніх, що будуть дотримуватися наміченого плану обговорення. Це встановлює певні обмеження, які змушують учасників працювати більш сконцентровано і ефективно.
6. Говорити ні
«Ні» – це сильне слово, якого не боїться ні один ефективний співробітник. Коли настав час сказати ні, вони не використовують фрази типу «Напевно, я не зможу» або «Я не впевнений». Відмовляючись від нових обов’язків, ви визнаєте наявні завдання і даєте собі можливість успішно їх виконати. Дослідження, проведене у Каліфорнійському університеті (University of California) Сан-Франциско, показує, що чим важче вам сказати ні, тим більше ви схильні до стресу, почуття спустошеності і навіть депресії. Вчіться використовувати слово «ні» – це підніме не тільки настрій, але і продуктивність.
7. Перевіряти пошту тільки в певний час
Люди з високою продуктивністю не дозволяють вхідним електронним листам постійно відривати себе від роботи. Вони не тільки перевіряють пошту за розкладом, але і використовують опції пріоритету відображення листів по відправнику. Такі люди встановлюють сигнали повідомлень для найважливіших постачальників і найкращих клієнтів, залишаючи всіх інших на потім. Деякі навіть встановлюють автовідповідач, який повідомляє відправнику про те, коли одержувач його листа буде перевіряти пошту знову.
8. Не брати на себе кілька завдань одночасно
Виконання декількох завдань одночасно знижує вашу ефективність і продуктивність, адже ваш мозок може концентруватися тільки на чомусь одному. Коли ви намагаєтеся робити дві справи одночасно, у вашого мозку не вистачає можливостей виконати обидва завдання успішно.
9. Ховатися з горизонту
Не бійтеся залишати поле видимості тоді, коли це дійсно потрібно. Нехай у співробітника, якому ви довіряєте, буде «на всякий пожежний» ваш номер. Ця людина стане свого роду фільтром для вас. Через нього буде проходити вся інформація, а всі питання, які не здадуться йому значущими, можуть і почекати. Така стратегія – ідеальний варіант для виконання пріоритетних проектів.
10. Делегувати завдання
Дуже продуктивні люди готові прийняти той факт, що вони не єдині розумні й талановиті співробітники в організації. Вони довіряють колегам робити свою роботу, щоб повністю зосередитися на власних завданнях.
